W dzisiejszych czasach umiejętność poprawnego pisania oficjalnych maili stanowi podstawę dobrych relacji biznesowych. Bez względu na to, czy jesteś studentem, pracownikiem korporacji czy przesiadujesz na emeryturze – prawdopodobnie zdarzyło Ci się wysyłać wiadomość e-mail w celach oficjalnych. Dlatego prezentuję Ci poradnik, który pomoże Ci pisać profesjonalne maile i zapanować nad korespondencją służbową lub oficjalną. W artykule oprócz zasad pisania maili, znajdziesz informacje na temat struktury wiadomości, formalnej komunikacji, stylistyki, etykiety w komunikacji e-mailowej oraz praktyczne wskazówki do pisania profesjonalnych maili.
Struktura oficjalnego maila
Zapewne każdy z nas zetknął się z sytuacją, gdzie musiał napisać formalny e-mail do pracodawcy, klienta czy nauczyciela. Aby wiadomość była jasna, przejrzysta i profesjonalna, powinna ona mieć konkretną strukturę. Oficjalny mail składa się z następujących części:
- Nagłówek – tutaj znajduje się tytuł wiadomości. Powinien on być krótki i precyzyjny, dobrze odzwierciedlający temat e-maila.
- Powitanie – zawsze na początku maila powinniśmy napisać powitanie. Przystosowujemy je do osoby, do której piszemy – jeżeli znamy jej imię, używamy go. W przeciwnym razie stosujemy ogólniejsze formy.
- Treść – to główna część e-maila, gdzie prezentujemy nasz temat. Pamiętaj o podziale na akapity oraz o tym, żeby treść była zrozumiała i czytelna.
- Zakończenie – tutaj podsumowujemy naszą wiadomość oraz możemy zawrzeć prośbę o odpowiedź czy podziękowanie za poświęcony czas.
- Podpis – na końcu podpisujemy się, podając nasze imię i nazwisko. Możemy także zawrzeć dodatkowe informacje jak stanowisko, numer telefonu czy adres do korespondencji.
Zasady formalnej komunikacji przez email
Komunikacja poprzez email ma swoje zasady, które warto znać i stosować, aby być odbieranym jako profesjonalista. Poniżej znajduje się kilka z nich:
- Szanuj czas odbiorcy – staraj się być zwięzły i przejrzysty w swojej wiadomości.
- Używaj poprawnej gramatyki i ortografii – błędy mogą świadczyć o braku profesjonalizmu.
- Dopasuj ton i styl do odbiorcy – inaczej piszemy do współpracownika a inaczej do dyrektora firmy.
- Sprawdź maila przed wysłaniem – poświęć chwilę, aby jeszcze raz przejrzeć swoją wiadomość, sprawdzając czy wszystko jest na swoim miejscu.
Praktyczne wskazówki do pisania profesjonalnych maili
Pisanie oficjalnych maili to coś, czego można się nauczyć. Niezależnie od tego, czy jesteś na początku swojej drogi zawodowej, czy już masz w tym doświadczenie, zawsze można coś poprawić. Poniżej znajduje się kilka praktycznych wskazówek do pisania profesjonalnych maili:
- Zdefiniuj cel wiadomości – zanim napiszesz maila, zastanów się jaki chcesz osiągnąć efekt. Dzięki temu łatwiej Ci będzie skonstruować wiadomość.
- Zwracaj uwagę na adresata – pamiętaj, że piszesz do konkretnej osoby. Staraj się dostosować styl i ton wiadomości do jej odbiorcy.
- Struktura wiadomości – zawsze powinna być przejrzysta i czytelna. Dobrze jest podzielić maila na kilka akapitów, które będą dotyczyć różnych kwestii.
- Zasada KISS – Keep it simple, stupid. Staraj się pisać prosto i zrozumiale, nie używaj skomplikowanych zwrotów czy słów.
- Bądź uprzejmy – niezależnie od tego, jaki jest temat maila, zawsze staraj się być uprzejmy. W końcu nigdy nie wiadomo, kiedy znów będziemy musieli skontaktować się z tą samą osobą.
Stylistyka i etykieta w oficjalnych emailach
Zasady etykiety i stylu również mają znaczenie podczas pisania oficjalnych emaili. Przede wszystkim, pamiętaj o formalnym tonie – nie używaj języka potocznego, skrótów czy emotikon. Staraj się pisać zdania pełne, ale niezbyt długie – takie łatwiej jest zrozumieć. Przez cały czas pamiętaj, że piszesz do realnej osoby – szanuj ją i jej czas.
