W dobie cyfrowej komunikacji, gdzie większość naszych spraw załatwiamy drogą elektroniczną, umiejętność składania profesjonalnych wiadomości e-mail jest nieoceniona. Przydatne może tu być pytanie: jak zaczynać maila w sposób, który dotrze do odbiorcy i przekaże nasze intencje w jak najbardziej odpowiedni sposób? Zasady są proste, ale wymagają pewnej kreatywności i zrozumienia, na co zwracać uwagę. Zapraszam do dalszego czytania, aby dowiedzieć się więcej.
Znaczenie właściwego rozpoczęcia maila
Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. W przypadku e-maili, to, jak zaczynasz swoją wiadomość, może odgrywać kluczową rolę w tym, jak jest odbierana przez jej odbiorców. Pamiętaj, że Twoje pierwsze zdanie może zdecydować, czy Twój odbiorca przeczyta całą wiadomość, czy zdecyduje się na jej pominięcie.
To, co sprawia, że początek maila jest ważny, to fakt, że określa ton całej rozmowy. Stosowne, zrozumiałe i dobrze odzwierciedlające Twoje intencje wstępne słowa mogą zachęcić odbiorcę do dalszej lektury i pozytywnie nastawić go do Twojego przekazu.
Dobór odpowiedniego sformułowania
Właściwy starter mailowy powinien różnić się w zależności od kontekstu, w którym jest używany. Kontekst może obejmować między innymi: formalność sytuacji, relację między Tobą a odbiorcą, a także cel wiadomości.
- W przypadku sytuacji formalnych, dobrze jest zacząć od formalnego przywitania
- Takiego jak „Szanowny Panie” lub „Droga Pani”.
- Jeśli jednak Twój mail jest skierowany do znajomego lub bliskiego człowieka
- Możesz zacząć go w bardziej bezpośredni i nieformalny sposób, na przykład: „Cześć, [imię]” lub „Hej”.
- Cel Twojego maila również powinien wpływać na to, jak go zaczniesz. Jeśli na przykład składasz podanie o pracę, właściwe może być rozpoczęcie od zdania wprowadzającego
- Takiego jak „Piszę w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę zamieszczone na…”.
Sprawdź także: Jak zakończyć maila?
Używanie nazwy odbiorcy w początku maila
Używanie imienia odbiorcy jest jednym z najbardziej skutecznych sposobów na nawiązanie osobistego kontaktu i pokazanie mu, że jest dla Ciebie ważny. Ludzie naturalnie reagują na swoje imię, a jego użycie może pomóc w ustanowieniu szybkiego połączenia. Taki szacunek i upersonalizowanie może naprawdę zrobić różnicę.
Jeżeli nie jesteś pewien jak odbiorca woli być nazywany, zawsze lepiej jest zapytać. Może to być rozwinięcie rozmowy i pokazanie szacunku do różnic kulturowych i osobistych preferencji.
Zastosowanie odpowiedniego tonu i stylu
Ton i styl, w jakim piszemy e-mail, mogą przekazać wiele więcej niż samo znaczenie słów. Profesjonalizm, szacunek i uprzedzenia – wszystko to może być przekazane przez ton naszych wiadomości. Aby zrozumieć, jaki ton stosować, warto rozważyć kontekst i cel e-maila.
Jeśli piszesz do przyszłego pracodawcy lub innego profesjonalisty, dobrze jest utrzymać formalny ton. Unikaj skrótów, slangu i zbyt kolokwialnych zwrotów. Upewnij się, że Twoja wiadomość jest zrozumiała i dobrze sformułowana.
Natomiast w przypadku mniej formalnych sytuacji, jak pisanie do znajomego lub bliskiej osoby, możesz pozwolić sobie na bardziej luzacki styl. Najważniejsze, aby Twój ton był zgodny z Twoją osobowością i relacją z odbiorcą.
Podsumowując, umiejętność właściwego rozpoczęcia maila jest niezbędna w profesjonalnej i prywatnej komunikacji online. Zastosowanie odpowiednich strategii pomoże Ci nawiązać lepsze relacje, skuteczniej przekazywać informacje i sprawić lepsze wrażenie na swoich odbiorcach. Dobrze warto pomyśleć, jak chcesz być odbierany i co chcesz osiągnąć, zanim zaczniesz pisać swoje e-maile.
